Von der funktionsorientierten- zur prozessorientierten Organisation
Möglichkeiten der Optimierung
Welche Optimierungsmöglichkeiten genutzt werden, hängt von den
spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens ab. Die folgenden
Optimierungsvorschläge, haben sind nur Beispielgebend. Die
betrieblichen Prozesse haben vielleicht den gleichen Charakter, es ist
aber ein erheblicher Unterschied, ob der Prozess der Auftragsannahme
einer Schiffswerft oder der eines Online-Buchversenders optimiert
werden soll. Aber nicht nur der einzelne Prozess muss unter die Lupe
genommen werden, sondern auch das Zusammenwirken oder der Ablauf der
Prozesse untereinander.
Der einzelne Ist-Prozess bietet mehrere zentrale Angriffspunkte.
Weglassen
- überflüssiger , nichtwertschöpfender Prozesse, z.B.
Doppelarbeiten, zusätzliche Kontrollmaßnahmen;
Abb. : Vorgang weglassen
Quelle: Dr. E. Jarz, FH-Kufstein -Tirol, Organisations- und
Informationsmanagement 1, Geschäftsprozesse, S.23
Zusammenlegen
- von Aktivitäten zur Reduzierung von Schnittstellen, z.B. zentrale
Personalarbeit;
Abb. : Vorgänge zusammenlegen
Quelle: Dr. E. Jarz, FH-Kufstein -Tirol, Organisations- und
Informationsmanagement 1, Geschäftsprozesse, S.24
Änderung der Reihenfolge
- von Aktivitäten, z.B. Änderung der Reihenfolge im
Produktionsprozess
Abb. 35: Reihenfolge von Vorgängen ändern
Quelle: Dr. E. Jarz, FH-Kufstein -Tirol, Organisations- und
Informationsmanagement 1, Geschäftsprozesse, S.21
Vorgang einführen
- z.B. durch Einführung von Qualitätssicherungsmaßnahmen
Abb. 36: Vorgang einführen
Quelle: Dr. E. Jarz, FH-Kufstein -Tirol, Organisations- und
Informationsmanagement 1, Geschäftsprozesse, S.22
Vorgänge überlappen
-wenn sich Vorgänge nicht eliminieren lassen, aber trotzdem die
Durchlaufzeiten verkürzt werden sollen
Abb. 37: Überlappung von Vorgängen
Quelle: Dr. E. Jarz, FH-Kufstein -Tirol, Organisations- und
Informationsmanagement 1, Geschäftsprozesse, S.26
Outsourcing ist eines der häufigsten Mittel, welches die
Unternehmen oft als erstes anwenden. Hier werden Supportprozesse
ausgelagert. Diese Prozesse haben meist keinen wertschöpfenden Anteil
am Output des Betriebes. Diese Prozesse wie Reinigungsarbeiten,
Lohnbuchhaltung oder Personalbeschaffung werden von anderen
Unternehmen übernommen.
Der Vorteil: Z.B. Das Management eines Einkaufscenters bekommt als
Dienstleitung eine Reinigungsleistung von einem Reinigungsunternehmen,
und muss "nur" auf die vertragsgemäße Ausführung achten. Das
Einkaufscenter hat keine Aufwendungen aus zeitlicher,
organisatorischer und personeller Sicht mit dem Unterstützungsprozess
der Reinigung. Das heißt, es muss sich auch nicht mit Krankheit,
Neueinstellung, Einsatzplanung des Reinigungspersonals oder defekten
Reinigungsgeräten befassen, das ist nun Problem des
Reinigungsunternehmens. Es muss "lediglich" die Rechnung der
Dienstleistung bezahlen.
Weitere Optimierungspotentiale ergeben sich,
- aus der Standardisierung und Automatisierung von Abläufen, mit dem
Ziel Durchlaufzeiten zu verkürzen und Prozesse zu vereinfachen.
- Ersatz von teueren Prozessen, z.B. bei der Beschaffung durch
Rahmenverträge statt einzelne Bestellungen;
- mittels einer Komplexitätsreduktion, die Vereinfachung der
Produktdiversifikation und Anzahl der Kunden durch das Anbieten von
Rabatten für Einkaufsgemeinschaften
Am vorläufigen Ende des Optimierungsprozesses steht ein
prozessorientiertes Unternehmen. Eine Organisation wo der Mensch, als
Kunde (Kundenorientierung), und als motivierter, eigenverantwortlicher
Mitarbeiter (Mitarbeiterorientierung) im Mittelpunkt steht.
Structure follows process follows
strategy follows customers desire.
Das Wesen einer prozessorientierten Organisation ist dann:
Flache Hierarchie
Minimale Durchlaufzeiten
Qualität wird bestimmt durch Kunde
Transparente Gemeinkostenbereiche
Keine oder geringe Informationsverluste
Umfassende Kundenorientierung auf allen Ebenen und in allen Bereichen
Von der Funktionsorientierung zur Prozessorientierung
Abb. : Von der Funktionsorientierung zur Prozessorientierung
Quelle: Eigene Darstellung